Instellen hoe spam afgehandeld moet worden

Laatste aanpassing op: Wo, 27 Jun, 2018 at 5:17 PM


Spam.
Nog zoiets.

Super vervelend. En niemand wordt er blij van. In dit artikel geven we je graag wat inzicht in hoe emails als spam beoordeeld worden en hoe ze op basis daarvan gemarkeerd en behandeld kunnen worden. 

Spam score

Elke email die binnenkomt wordt eerst door een spamfilter beoordeeld op een hele uitgebreide set van checks. Onder meer worden de afzender, het ip-adres, de opmaak en inhoud beoordeeld. Er wordt gekeken naar welke woorden gebruikt worden, of er links in staan en wat voor technieken er toegepast worden. En of de afzender op een blacklist staat.

Heeft een email een score van 5 of meer, dan wordt deze gezien als spam. 

Niet waterdicht

Elke dag verwerkt Alphamega tot wel een miljoen emails. Een flink deel daarvan krijgt de spamscore 5 of hoger. Maar het probleem is dat niet alle emails met die score ook daadwerkelijk spam zijn. Het kan bijvoorbeeld gebeuren dat je vliegmaatschappij een email stuurt met je tickets er in en dat die als spam beoordeeld wordt. Wat dan?

Wat doet Alphamega met spam-emails?

Wij hebben onze servers zo ingesteld dat alle mail met score 5 of hoger, in de onderwerpregel van de mail de markering SPAM? mee krijgt. Maar omdat het niet waterdicht is (en je die vliegtickets toch echt wel graag wilt hebben) verwijderen wij deze mails niet. We laten ze gewoon door.
Deze spam-gemarkeerde emails komen in je mailbox terecht.

Het enige wat Alphamega dus doet is de spam beoordelen en bij score 5 of hoger, markeren met SPAM?. 

Wat doe jij met spam-emails?

Natuurlijk is het super vervelend, om elke dag tientallen emails te krijgen met die SPAM? markering. Die staan dan gewoon tussen alle echte, goede emails. En dat is niet werkbaar. Gelukkig zijn er een aantal dingen die je kunt doen om dit in goede banen te leiden. 

  1. Maak een emailregel aan in je mailprogramma.
    Je kunt met een emailregel deze mailtjes automatisch in een apart mapje laten zetten. Dat mapje kun je dan altijd inzien (kijken of je vliegticket daarin terecht is gekomen) en je kunt dat mapje af en toe leeggooien. Dat leeg gooien kun je vaak zelfs automatisch instellen (alles ouder dan 30 dagen weggooien bijvoorbeeld).

  2. Gebruik het ingebouwde spamfilter van je mailprogramma.
    De meeste mailprogramma's (zoals Outlook, Thunderbird, Apple Mail, iOS en Android) hebben zelf uitstekende spamfilters ingebouwd. Je kunt zo'n junkmail functie instellen, zodat je mailprogramma automatisch alle junkmail in een apart mapje zet.

  3. Gebruik webmail om je spambeheer in te stellen op serverniveau. (Aanbevolen!)
    Let op: dit werkt alleen met Roundcube, niet met Horde (gebruik je nog Horde, stap dan over op Roundcube). Hier kun je een emailregel instellen die alle spam in een mapje gooit. Maar je kunt, met een eenmalige instelling, ook alle spam-gemarkeerde email permanent laten verwijderen, vóórdat het in je inbox terecht komt. Maar dit is riskant, want dan mis je mogelijk die vliegtickets-email van de KLM.

Alphamega adviseert om optie 3 te gebruiken.

Hieronder leggen we je uit hoe je deze drie opties kunt instellen. 

Optie 1: Spam gemarkeerde emails in een mapje zetten met een emailregel

Voor elk mailprogramma werkt het net even anders. Maar de algemene stappen zijn: 

  • Als die er nog niet is, maak dan een map aan die je SPAM? noemt

  • Zoek op waar je de emailregel kunt aanmaken

  • Stel de emailregel zo in dat [ALS] onderwerp van de email bevat [SPAM?] [DAN] email verplaatsen naar map [SPAM?]. 

  • Bewaar de regel en voer de regel eventueel uit op alle berichten die al in je inbox staan. 

  • Zo. Opgeruimd staat netjes. Alle nieuwe spam mailtjes komen vanaf nu direct in dat mapje te staan. 

Hier vindt je handleidingen voor het instellen van mailregels voor verschillende mailprogramma's: 

Emailregel maken in Outlook

Emailregel maken in Mac Mail

Emailregel maken in Thunderbird

De meeste email-apps op smartphones en tablets hebben geen functie voor het instellen van emailregels. Gebruik daarvoor optie 3: instellen via webmail. 

Optie 2: Gebruik het ingebouwde spamfilter van je mailprogramma.

De meest populaire mailprogramma's (Outlook, Thunderbird, Apple Mail) hebben hele goede, ingebouwde spamfilters. Deze kun je zo instellen dat ze alle mail die door het filter van het programma als spam wordt gezien (ongeacht of er SPAM? in voorkomt), in een Reclame/Spam/Junk mapje zetten. 

Hier vindt je handleidingen voor het instellen van ingebouwde spamfilters voor verschillende mailprogramma's: 

Spamfilter instellen in Outlook

Spamfilter instellen in Mac Mail

Spamfilter instellen in Thunderbird

De meeste email-apps op smartphones en tablets hebben geen ingebouwd spamfilter. Gebruik daarvoor optie 3: instellen via webmail. 

Ons advies:
Optie 3: Gebruik webmail om je spambeheer in te stellen op serverniveau.

Let op: dit werkt alleen met Roundcube Webmail. Niet met Horde (gebruik je nog Horde, stap dan over op Roundcube).

Het grote voordeel van het instellen van je spam middels Roundcube Webmail, is dat de afhandeling van die spam al gebeurt op de server. Dus nog vóórdat de mail doorgestuurd wordt naar je inbox en je mailprogramma (computer, laptop, tablet, smartphone). 

Een ander voordeel is: je stelt het hier één keer in, en het werkt altijd op elk apparaat en in elk mailprogramma. Dus ook op mobiel en tablet, die niet over ingebouwde spamfilters beschikken en waarin je geen emailregels kunt aanmaken. 

Dat maakt instellen via Roundcube Webmail de beste keuze en dat is waarom we het aanraden. Het is ideaal in combinatie met IMAP. Maar met POP3 is het ook te doen. 

Je kunt het op twee manieren instellen: 

  1. SPAM? gemarkeerde emails in een Spam/Junk mapje laten zetten (aanbevolen).

  2. SPAM? gemarkeerde emails permanent laten verwijderen nog voordat email naar je inbox verstuurd wordt (riskant!).

Hieronder leggen we beide manieren uit.

SPAM? gemarkeerde emails in een Spam/Junk mapje laten zetten (aanbevolen).

Log in op je Roundcube Webmail (webmail.jouwdomeinnaam.com) met je emailadres en het wachtwoord dat bij dat emailadres hoort. Klik rechtsboven op Instellingen. Dan op Filters en dan (onder in het paneel) op +. Nu kun je een filterregel aanmaken die alle emails waar de markering SPAM? in de onderwerpregel staat automatisch verplaatst naar een mapje Spam (of Junk). 



SPAM? gemarkeerde emails permanent laten verwijderen (riskant!).

Dit is een zaligheid. Maar wel riskant. De spamfilters geven een beoordeling aan elke email. En wanneer die boven de 5 punten komt, wordt het gemarkeerd als spam. Maar het komt regelmatig voor dat een email ten onrechte als spam wordt gemarkeerd. Bijvoorbeeld nieuwsbrieven, maar ook vliegtickets of andere belangrijke emails. Dit is niet te voorkomen. 

Als je de volgende instellingen gaat doen, kun je er dus zeker van zijn dat je vroeg of laat een belangrijke email misloopt. Toch willen we je deze optie niet onthouden, want sommige klanten geven hier alsnog de voorkeur aan. 

Log in op je webmail (webmail.jouwdomeinnaam.com) met je emailadres en het wachtwoord dat bij dat emailadres hoort. Klik rechtsboven op Instellingen. Dan op Filters en dan (onder in het paneel) op +. Nu kun je een filterregel aanmaken die alle emails waar de markering SPAM? in de onderwerpregel staat automatisch verwijderd. Kies hiertoe de optie "Ontdoen van bericht". 






Vond je dit antwoord nuttig? Ja Nee

Kun je aangeven hoe we dit artikel kunnen verbeteren?
Excuses voor het Engelstalige formulier