Hoe betaal ik een factuur?

Laatste aanpassing op: Di, 12 Feb, 2019 at 5:12 PM


De manier waarop je facturen kunt betalen is veranderd bij de overstap naar Mijn Alphamega Dashboard. In dit artikel leggen we je uit waarom en hoe je nu een factuur kunt betalen. 

Niet meer zelf overmaken


Voorheen kreeg je een factuur via email. Die kon je uitprinten en zelf overmaken. Dat gaat niet meer, omdat we nu alle betalingen via Buckaroo laten verlopen, een Payment Service Provider.
De reden hiervoor is dat we elke maand duizenden facturen te verwerken hebben. Je kunt je voorstellen dat elke factuur, zowel voor ons als voor de klant, belangrijk is en dat die accuraat en correct verwerkt moet worden. Daarom hebben we onze automatisering er helemaal op ingericht om dit via Buckaroo perfect te laten verlopen. 

Een website en een domeinnaam zijn zeer belangrijk voor onze klanten. Die mogen dus niet vanwege een administratieve fout of het onbedoeld mislukken van een betaling geannuleerd worden. 

Daarom is het nu zo ingericht dat de bank, Buckaroo, onze boekhoudsoftware en Mijn Alphamega Dashboard met elkaar 'praten' via API-koppelingen en elkaar op de hoogte houden van de betaalstatus. 

Pro forma factuur als betaalverzoek


Pro forma betekent letterlijk 'voor de vorm'. Een pro forma factuur is dan ook geen echte factuur, maar moet je zien als een betaalverzoek. 

Het is zoals het bestellen bij een webwinkel, waarbij je vooraf moet betalen en achteraf een factuur krijgt voor je administratie. Op die factuur staat dan dat de betaling al voldaan is. 

Wanneer de verlengdatum van je dienst er aan komt, ontvang je van ons een betaalverzoek via email. Met een link om in te loggen op je Dashboard. Daar vind je de pro forma factuur die betaald kan worden. Je kunt deze herkennen aan het nummer, wat altijd met de letters PF begint. 

Pro forma facturen betalen via Mijn Alphamega Dashboard


Wanneer je inlogt op Mijn Alphamega Dashboard, en er staat een betaalverzoek open, dan zie je dat direct in het Dashboard, onderaan de pagina. Je kunt daar op het factuurnummer klikken om de pro forma factuur te openen.  

Je kunt ook naar je facturen gaan via het icoontje in de bovenbalk of via de rode facturenknop. 

Wanneer je de pro forma factuur geopend hebt, zie je dat deze de status 'Onbetaald' heeft. Rechts van de pro forma factuur zie je de beschikbare betaalmethodes. Op dit moment kun je op de volgende manieren betalen: 

Zelf betalen met:

  • PayPal

  • Creditcard

  • iDeal

  • Bankcontact

Automatisch betalen met:

  • Doorlopende machtiging

Al deze betalingen verlopen via Buckaroo, waardoor ze perfect verwerkt worden in onze automatisering. 

Omdat het zo belangrijk is dat je dienst niet onverhoopt onderbroken wordt, vanwege een mislukte betaling, adviseren we om te kiezen voor doorlopende machtiging. Je hebt dan nog steeds de volledige controle, maar het werkt voor iedereen het fijnste. Het duurt altijd een paar dagen voordat een machtiging verwerkt is. 

Definitieve factuur voor je administratie


Wanneer de betaling verwerkt is, ontvang je van ons een factuur via email en ook in je Dashboard. Deze kun je downloaden en/of printen voor je administratie. Er staat ook op vermeld op welke datum de betaling heeft plaatsgevonden. 

Handige werkwijze voor het betalen van pro forma facturen


Misschien ben je gewend om een factuur te ontvangen, deze te printen en vervolgens in het bakje 'te betalen' te leggen en deze dan zelf over te maken op een bankrekening. 

Als je dit zo gewend bent, kun je het volgende doen.

Wanneer je per email een betaalverzoek ontvangt, kun je ofwel die email uitprinten en in je bakje leggen, ofwel inloggen op Mijn Alphamega Dashboard en de pro forma factuur (te herkennen aan het PFnummer) printen en in je bakje leggen. 

Wanneer je er aan toe bent om te betalen, dan log je in op je Dashboard en betaal je de factuur met een van de aangeboden betaalmethodes. 

Nadat je betaling verwerkt is, ontvang je zowel in het Dashboard als ook via email een factuur voor je administratie. 

Als je een doorlopende machtiging instelt, dan gaat alles automatisch. 

Tip: maak een gebruiker aan voor degene die de factuur betaalt


Als je niet zelf de factuur betaalt, maar bijvoorbeeld je boekhouder of de penningmeester, dan kun je in Mijn Alphamega Dashboard, bij Account -> Beheer gebruikers, een nieuwe gebruiker aanmaken. 

Die gebruiker krijgt dan een eigen login (email en wachtwoord combinatie) voor het Dashboard. 

Je kunt die gebruiker beperkte rechten geven, zodat die bijvoorbeeld de emails ontvangt met het betaalverzoek en dat die persoon ook de betaling kan verrichten in het Dashboard, maar bijvoorbeeld niet de website of emailinstellingen kan aanpassen.

Verrekening met Credits


Als je een product opzegt of downgradet, dan maken we een creditnota en betalen we het reeds vooruit betaalde bedrag wat je nog tegoed hebt uit in de vorm van credits. 

Toekomstige facturen worden automatisch verrekend met credits, als die er zijn. 

Het kan voorkomen dat een factuur deels met credits verrekend wordt, en dat er nog een bedrag overblijft wat betaald moet worden. Dit staat in zo'n geval altijd duidelijk vermeld op de pro forma factuur. 



Vond je dit antwoord nuttig? Ja Nee

Kun je aangeven hoe we dit artikel kunnen verbeteren?
Excuses voor het Engelstalige formulier